DBA-check vóór de plaatsing: een intakechecklist voor detacheringsbureaus

Een intake gaat vaak over beschikbaarheid, ervaring en tarief. Voor een beoordeling van de arbeidsrelatie zijn meer gegevens nodig. Deze checklist helpt een detacheringsbureau om vóór een plaatsing de juiste gesprekken te voeren en ontbrekende informatie te herkennen.

Gebruik: dit is een praktische gespreksleidraad. Er bestaat hier geen puntenaantal waarmee een opdracht automatisch slaagt. De juridische beoordeling vraagt een afweging van alle relevante feiten en omstandigheden. [1]

1. Maak de contractketen concreet

• Wie sluit de overeenkomst voor de uitvoering met de zzp’er?
• Welke rol heeft het bureau: bemiddeling, tussenkomst of een andere constructie?
• Wie betaalt welke vergoeding en wie maakt afspraken over de uitvoering?
• Wie is bij de klant verantwoordelijk voor het verstrekken van feitelijke informatie?

Bij tussenkomst verdient ook een mogelijke fictieve dienstbetrekking aandacht. De standaard webmodule is voor die situatie volgens de officiële FAQ niet geschikt. Een uitkomst van een niet-passend hulpmiddel mag dus niet het sluitstuk van de intake worden. [2] [3]

2. Beschrijf het werk zonder functietitels als antwoord

• Welke werkzaamheden worden verwacht en wat is de aanleiding voor de opdracht?
• Welke oplevering of bijdrage wordt afgesproken?
• Wat is de verwachte duur en wanneer wordt een verlenging besproken?
• Wat valt buiten de opdracht en wie besluit over wijzigingen?

Vraag door als de omschrijving alleen ‘projectmanager, 32 uur per week’ luidt. Dat vertelt iets over de rol en beschikbaarheid, maar weinig over de rechten, plichten en uitvoering. Een concretere omschrijving helpt de beoordeling; het woord resultaat toevoegen maakt een inzet niet automatisch zelfstandig.

3. Bespreek de dagelijkse uitvoering

• Wie bepaalt welke taken op welk moment worden uitgevoerd?
• Welke instructies kan de klant geven en moeten die worden opgevolgd?
• Hoe worden werkplek, werktijden en samenwerking bepaald?
• Wat is de positie van de zzp’er ten opzichte van personeel van de klant?
• Welke afspraken gelden rond persoonlijke uitvoering en eventuele vervanging?

Noteer bij elk antwoord ook de reden. Een tijdstip dat door de aard van het werk wordt bepaald, kan een andere betekenis hebben dan een rooster dat de leidinggevende eenzijdig oplegt. Die context maakt deel uit van de afweging. [1]

4. Onderzoek beloning, risico en ondernemerschap

Bespreek hoe het tarief tot stand kwam, hoe wordt afgerekend en welke commerciële risico’s bij de opdrachtnemer liggen. Vraag ook naar ondernemersactiviteiten buiten de opdracht, zoals acquisitie en andere klanten. Een hoog tarief of meerdere opdrachtgevers geeft afzonderlijk geen vrijstelling. [1] [4]

Leg voor de beoordeling relevante informatie vast, zonder onnodig complete klantbestanden of privégegevens op te vragen. Een korte beschrijving van de onderbouwing kan voor het intakegesprek nuttiger zijn dan een verzameling documenten waarvan niemand de betekenis uitlegt. Bepaal voor verdere gegevensverwerking afzonderlijk wat noodzakelijk en toegestaan is.

5. Maak een gemotiveerd vervolgvoorstel

Laat de klant en de zzp’er de feitelijke beschrijving controleren. Houd verschillen in antwoorden zichtbaar en wijs iemand aan die ontbrekende informatie ophaalt. Schrijf daarna op welke feiten de beoordeling dragen en welke onzekerheden nog bestaan. Bij twijfel is specialistisch advies passender dan de score net anders invullen. [5]

6. Plan aandacht na de start

Spreek af hoe wijzigingen worden gemeld en wanneer opnieuw wordt gekeken naar de uitvoering. De Belastingdienst adviseert regelmatig te controleren of de arbeidsrelatie nog hetzelfde is. Een intake is dus een startpunt voor het dossier, niet het einde van de aandacht. [6]